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業務フローの見直し

No.1822 ミスの原因は人でなく業務だと捉える

2020年05月11日


 

住宅業界の
キャッシュフローコーチ
出口経尊(でぐちみちたか)です。

 

 

 

先週後半から仕事が再開し
今日から通常通りの会社が
多いかと思います。

 

 

 

コロナ禍で例年と違う連休明け、
業界の動きがとても気になります。

 

 

 

 

見直しは当たり前に疑問を持つこと

 

 

さて、今日は建材卸会社で
業務フローの見直しのため訪問予定。

 

 

 

業務フローの見直しとは
もう少し分解した言い方だと

 

日常当たり前になっている
仕事のやり方に疑問を持ち
どこが障壁になっているかを
見つけること

 

だと解釈しています。

 

 

 

これは仕事に取り組む人の
今までやってきたを
否定するわけではありません。

 

 

 

また、努力や一所懸命など
仕事に対する姿勢を
否定するのとも違います。

 

 

 

ましてや、人格を否定することは
絶対にありません。

 

 

 

そうなんです。

 

 

業務フローの見直し

 

 

見直す対象は
仕事のやり方など業務そのものです。

 

 

 

見直してみて全く障害がなければ
最善かもしれませんからね。

 

 

 

改善とは
改めて善くすると書きますが、
その手前には必ず見直し、
現状把握が必要不可欠です。

 

 

 

例えば、生保や損保も
月々の支払だけ注視すると
解約ありきになりがちですが、
本当に今が最適かどうかを
見直すことから始まります。

 

 

 

場合によっては
営業担当の意思のみで
組まれたプランがあったり、
年齢や環境によって
必要なものも変わりますからね。

 

 

 

本当に必要なものまで無くすと
それこそリスクしか残りません。

 

 

 

 

細分化すると障壁が見えてくる

 

 

日常の当たり前に向き合う
姿勢ができれば
次は業務の分解です。

 

 

 

繰り返しますが
原因は業務のどこかに
あるということです。

 

 

 

人のスキルに
頼り過ぎるのはリスクです。

 

 

 

Aさんはミスを起こさないけど、
Bさんだとミスを起こす現象です。

 

 

 

人によって能力というよりも
得手不得手が違いますからね。

 

 

 

もちろん、仕事に対する姿勢は
同じというのが条件です。

 

 

 

やる気が無いとか
変わる気が無いのは論外です。

 

 

 

コロナの影響で
優秀な人財を集めやすいですが、
人の能力に頼り過ぎると
根本的には変わりません。

 

 

 

話を元に戻すと
まずは現状の仕事の流れ、
入口から出口、
見積依頼~納品までの
棚卸が必要です。

 

 

 

併せて今まで
どんな問題が起きたのかを
書き出すのも大事です。

 

 

 

ただ、これらを一人でやると
当たり前過ぎて細分化できないので
部門の違う業務を知らない2人以上と
話し合うのをお勧めします。

 

 

 

理由は業務を知らないことで
なんで?の疑問が生まれるからです。

 

 

 

この時、聞かれた方は
意外と言葉に詰まります。

 

 

 

理由は今まで当たり前に
疑問を持っていなかったからです。

 

 

 

出口も投げ掛けをする時に
気付いたのですが、
担当者はこちらの想像以上に
固着している場合があるので
解きほぐすのにエネルギーが必要です。

 

 

 

固着を解きほぐすためにも
人を否定してはいけないわけです。

 

 

 

 

改善の目的と目標を見失ってはいけない

 

 

見直しというか
全体の棚卸をしたら
障壁、ボトルネックを
探す必要があります。

 

 

 

これもエネルギーや時間を
費やすわけですが、諦めたら終わり。

 

 

 

未来の理想の状態から
逆算すると向き合う必要性を
感じるかと思います。

 

 

 

問題を起こし続ければ
企業の存続に影響を与えますから。

 

 

 

心が折れない、諦めないために
支えになるのが目的や目標の共有です。

 

 

 

会社は顧客、社員、協力業者など
関わる人達(ステークホルダー)の
満足を追求することが
必要とされる条件です。

 

 

 

あと、適正な粗利と利益の確保です。

 

 

 

会社のお金については
ブロックパズルで理解できます。

 

 

工務店利益改善

 

 

目指すところが皆同じであれば
あとは最善策を見つけるのが大事で
それが業務フローの見直しです。

 

 

 

例えば
富士山の頂上を目指すには
ルートが複数あるわけで
登頂するのにも理由が必要です。

 

 

 

2018年8月に登頂しましたが
漠然とした理由だと途中で
下山したくなりますから(笑)

 

 

 

今日は業務改善の手前の
心構えのような話を
させてもらいました。

 

 

 

ちょうど今
業務フローの障壁を
取り除く取り組みとして
A4サイズのシートを
担当の方と一緒に作ってみました。

 

 

 

お客様にあたる
工務店の方からの見積依頼を
受けるための質問シートです。

 

 

 

浸透すれば
確認の電話の回数削減や
聞き漏れの防止に繋がると
思います。

 

 

 

また、担当以外の素人でも
対応できる可能性があるシートです。

 

 

 

使えるシートになるかは
今後の取り組み次第ですけどね。

 

 

 

進展がありましたら
報告させてもらいますね。

 

 

 

では、また明日。

 

 

 

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